新規開拓でテレアポ以上に効率よく営業できると言われているメール営業。しかし、「思った以上に返信率が悪い…」と悩んでいる方も少なくないのではないでしょうか。
・メール営業の返信率ってどれくらい？
・効果的なメール営業の書き方が知りたい
・何が間違っているのかわからない
そこで今回は、メール営業の返信率を上げるコツを紹介していきたいと思います。
メール営業の法人名簿が欲しい方は、以下の記事もご覧ください↓
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一般的なメール営業の返信率は〇〇％
業界や営業内容、タイミングによっても返信率が変わるので絶対はありませんが、一般的にはメール営業の返信率は0.1%～2%前後と言われています。メールを1,000件送って、1～20社から返信がくる計算ですね。
メール営業の返信率を上げるためには、メールの「開封率」と「返信率」を上げることが重要です。それぞれの改善方法を詳しく説明していきます。
メール営業の【開封率】を上げるコツは件名にあり！
ずばり、メール営業で開封率を上げるコツは「件名で決まる」といっても過言ではありません。
どんなに素晴らしい提案内容であっても、相手が興味の湧かない件名だとスルーされてしまうからです。
返信率の低さに悩んでいる方は、そもそもメールを開封してもらえていない可能性があります。まずはメールの件名から見直してみてはいかがでしょうか。
開封率が低い件名の例としては以下のような感じです。
・初めまして
・お世話になっております〇〇株式会社の〇〇と申します。貴社サイトの売上を上げるツールをご提案させていただきたくご連絡いたしました。
すべてのビジネスマンの元には、スパムメールを含めて毎日驚くほど営業メールが届いています。
そのため、件名だけでメールの重要度を判断していることがほとんどです。何が書いてあるかわからない件名や長文の件名は避けるようにしましょう。
一方、開封率が高い件名には、「相手にどんなメリットがあるか具体的かつ簡潔」に書いてあります。文字数としては15文字から多くても30文字程度に収まるように意識しましょう。
今すぐ使えるテクニックも一部紹介しますね。
・「重要」「ご連絡」など今すぐアクションを促す言葉を使う
・具体的な日付や数字を入れる
使用例としては以下のような感じです。
・貴社サイトの売上改善ツール〇〇のご提案(株式会社〇〇)
初めて連絡する場合は、件名に会社名を入れたほうが信用されやすいです。
ただし、「初めまして」や「お世話になっております」という言葉は、迷惑メールと思われてしまう可能性があるので件名に含めないほうがいいでしょう。
【返信率】が激増！？メール本文の書き方のコツ
次にメール本文の書き方のコツを3つ紹介します。
1.伝えたい内容は1つだけに絞る
例えば、メールの件名で「セミナー申込について」と書いたなら、本文でもセミナーのことだけに言及します。
最終的には自社ツールや自社サービスを営業したいかもしれませんが、それはセミナー後のフォローアップメールなど段階的に行うと良いでしょう。
伝える内容が2つも3つも書いてあると、相手は返信のハードルが高くなり、メールを閉じる可能性が非常に高いです。
2.誤字脱字や難しい言葉を多用しないように気を付ける
メール営業でまず乗り越えるべきハードルは「相手の信用を得ること」です。
そのため、誤字脱字や難しい言葉を多用すると、「この人は信用していいんだろうか」と相手に不信感を持たれてしまうかもしれません。
また、持っている知識は相手によって違うので、できるだけ専門用語を使わないようにしましょう。
小学生でもわかる文章で書くイメージでちょうどよいです。
3. 今すぐアクションすべき理由を書く
「一度開封したメールにあとで返信する」というのはなかなか望みが薄いので、今すぐアクションすべき理由を用意しましょう。
例えば、アポを取りたい場合は、候補を3つほど用意して返信期日も本文に書いておくと、返信率向上に効果的です。
複数の選択肢を与えるのは、「断る理由」を排除して、相手にノーと言わせない心理テクニックです。
ただし、信用がない状態で相手の懐に入りすぎると嫌がられるので、最初はさりげなく使うのがおすすめです。
【返信率が上がる】メール営業で使えるテンプレ
返信率を上げるために、今日からメール営業で使えるテンプレを紹介します。
吉田様初めてご連絡を差し上げます。
△△株式会社の鈴木と申します。貴社サイト「sample.com」を拝見し、
弊社が提供する■■ツールが貴社の売上アップに
貢献できるのではないかと思い、ご連絡をさせていただきました。最近、貴社と同じ〇〇業界のクライアント様から、
●●という課題についてご相談をいただくことが増えておりまして、
弊社ツールの導入により、▲▲を▲▲%削減できた実績が出ております。【導入企業例】
▲▲様、▲▲様、▲▲様など
ご多忙の中大変恐縮ではございますが、一度お話をする機会をいただきたく、
候補の中から30分程度、ご都合のつく日程をご教示いただけますでしょうか。
【候補日程】
×月×日（×）××:××〜××:××
×月×日（×）××:××〜××:××
×月×日（×）××:××〜××:××
上記日程で差し支えなければ、
お手数ですが、ご都合のいい日程をお知らせいただければ幸いです。
ご多忙の折、大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
メール営業で使いがちな間違った言葉づかい
ビジネスメールで使う言葉づかいは本当にややこしい上に、基本的に誰も指摘してくれません。
メール営業で使っている言葉づかいが正しいかもう一度復習しておきましょう。
同僚や後輩に使う分には問題ありませんが、営業先に使うのは失礼にあたるのでＮＧです。「承知いたしました」が適切です。・御社
御社は話し言葉で、メール営業の場合は「貴社」が適切です。・資料はご覧になられましたか？
「ご覧になる」と「られる」が二重敬語になっているので、「資料はご覧になりましたか？」が適切です。・〇〇部長様、〇〇社長様
初めてメールをする時点で相手の役職がわかっていて、少しでも丁寧にしようとして起こる間違いです。
部長や社長に様をつけると二重敬語なので、「〇〇部長、〇〇社長」で問題ありません。
・よろしかったでしょうか？
これはバイト敬語とも呼ばれ、トラブルにつながることもあるので使わないように注意してください。「よろしいでしょうか？」が適切です。
・おっしゃられる通りです。
「おっしゃる通りです」が適切です。
・「私のほうで準備します」
「～のほう」という表現を使う方は多くいますが間違っています。「私が準備いたします」が適切です。
まとめ
メール営業で大事なのは「相手の信頼を得ること」です。そのために、自分の伝えたいことだけではなく、相手が何を求めているかを理解した上でメールを作成することが重要です。
また、今回は触れませんでしたが、メールの署名が最新情報になっているかも常に確認しておきましょう。例えば、キャンペーンがとっくに終了しているのに、署名にキャンペーン実施中と書いたままの担当者をよく見かけます。
どんなにメール内容を改善しても、100%の返信がもらえることはないので、もし返信がこないなら後追いメールを送ったり、テレアポも活用することでさらに結果が出る可能性は高まります。
