営業マンがリマインドメールを送る機会が多いです。しかし、リマインドメールは書き方や送り方を工夫しないと相手を不快にさせるケースがあります。反応してもらえないと商談に支障が出る場合もあるのです。そこで、営業リマインドメールの反応率を爆上げするための方法を紹介します。
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営業リマインドメールとは？
営業リマインドメールとは営業活動の際に送るリマインドメールのことです。リマインドとは英語で「思い起こさせる」という意味があります。ビジネスにおけるリマインドメールとは、大事な要件を思い出させるために送るメールと考えましょう。たとえば、新規営業をメールで行った後にリマインドメールを送ります。そうすることで、営業メールの内容を思い起こさせて、商談や契約につなげることができるのです。
ただし、営業マンがリマインドメールを送っても反応されないケースがあります。また、リマインドメールの内容で相手を不快にさせてしまい激怒されてチャンスを逃すこともあるのです。
近年は営業マンが営業メールを活用して営業するケースが増えています。しかし、闇雲に営業メールを送るだけでは不十分であり、リマインドメールを上手く活用することが重要です。反応率を上げるためにさまざまな工夫をしましょう。
営業リマインドメールの反応率を上げるコツ
営業マンがリマインドメールを送っても反応されないケースが多いです。そこで、リマインドメールの反応率を上げるコツとして以下の点を意識すると良いでしょう。
- メール営業をした1週間後に送る
- 平日の日中に送る
- 催促するような言葉を使わない
- 件名を工夫する
- 相手への気遣いの言葉を入れる
それぞれ詳しく説明します。
1週間後に送る
新規メール営業を行ってから1週間後にリマインドメールを送りましょう。翌日や数日後ではしつこいという印象を与えてしまいます。逆に1ヶ月や数週間先では忘れられている可能性が高いです。最初にメール営業を行った記憶が残っているタイミングでリマインドメールを送ることで、相手にメール営業の内容を思い出してもらい、そこから具体的な商談に進む可能性があります。
平日の日中に送る
リマインドメールは開封されやすいタイミングで送ることをおすすめします。法人向けのメールであれば、平日の日中に送ると良いでしょう。平日の日中は業務稼働時間であり、頻繁にメールチェックをしているからです。基本的にビジネス関連のメールは業務時間内にしかほとんど開封されません。それ以外のタイミングで送ると迷惑メールに埋もれてしまい気づかれない可能性があります。そのため、相手に気づいてもらうために平日の日中を狙って送るのが良いです。
時間帯としては、朝の9時頃や13時頃、16時頃はメールをチェックされやすいでしょう。これら以外の時間帯ではメールチェックがあまり行われない可能性が高いです。
催促するような言葉を使わない
リマインドメールを送る際には相手からの返信を求めるものです。しかし、けっしてリマインドメールの中で催促するような言葉は使わないようにしましょう。どのような要件であれ催促していると思われてしまうと相手は不快な気持ちになります。それではせっかくの営業活動が台無しになり、商談が進まない可能性があるのです。リマインドメールの表現には細心の注意を払い、相手が返信したくなるような表現を心がけましょう。
件名を工夫する
リマインドメールを送っても反応されない理由の1つは件名です。件名で相手を不快な気持ちにさせたり、メールを見逃されたりするケースがあります。件名を工夫することでメールの開封率を高めることができ、反応率を上げられるのです。
件名は要件を正確に伝えられるようなものにしましょう。たとえば、【】を活用して結論を文章の頭で知らせると効果的です。【ご確認】や【再送信】などを活用すれば、メールの要件がわかりやすくなります。
注意点として、件名にリマインドというワードは使わないようにしましょう。リマインドというのは催促するという意味合いが強いため、人によっては失礼に感じる人もいるからです。
相手への気遣いの言葉を入れる
リマインドメールの中には相手を気遣うような表現を入れると良いでしょう。クッション言葉を文頭に添えることで不躾な印象を避けることができます。要件だけを簡潔に伝えることだけに気を取られると刺々しい印象を与えてしまうのです。メールの最初と最後は相手を気遣う表現を入れることで丁寧な印象を与えられます。
営業リマインドメールの具体的な書き方
リマインドメールの具体的な書き方について、メールの要素ごとに説明しましょう。
件名
件名はメールの内容を要約する内容にしましょう。冒頭には【】を使って要件を示す簡潔な単語を入れて、その後で具体的な内容を書きます。たとえば、以下のような書き方にすれば良いでしょう。
- 【ご確認】◯月◯日の商談の件について
- 【再送信】◯◯についてのご案内
冒頭
リマインドメールはいきなり本題に入るのではなく、冒頭では相手を気遣うクッション言葉を入れると良いでしょう。そうすれば丁寧な印象を与えることができ、しっかりとメールの内容を読んでもらえます。たとえば、冒頭の文章は以下のようにしましょう。
- お忙しいところ恐れ入りますが
- 度々のご連絡となり誠に恐縮ですが
- お忙しい中失礼いたします
また、冒頭ではきちんと会社名を記載しましょう。どこから送られたメールなのか最初に確認してもらわないと相手を混乱させてしまいます。たとえば、「いつも大変お世話になっております。株式会社◯◯の××です」といった文章を冒頭に書いておくのです。
本題
本題の内容は冒頭で挨拶をした後で書き始めます。その際には最初の一文で本題の内容を簡潔にまとめると良いでしょう。「◯◯の件につきまして、あらためてご連絡いたします」などです。先に要点を伝えることで相手は理解しやすくなります。その後で、具体的な要件について書いていきましょう。たとえば、商談や打ち合わせの日程調整や製品・サービスに関する情報の提供などについてです。
締め
リマインドメールの締めはメールの印象を決める重要な要素です。たとえば、以下のような表現を使うと良いでしょう。
- ご対応のほどよろしくお願いいたします
- 何卒ご検討のほどお願いいたします
- お手数をお掛けしますが、よろしくお願いします
また、メールの最後にはきちんと署名を入れましょう。会社名や部署名、担当者名、住所、電話番号といった情報を忘れずに記載しておかないと相手が困ります。
相手が不快になる営業リマインドメールを紹介
営業リマインドメールの内容によっては相手を不快にさせるケースがあります。たとえば、以下のようなメールでは相手を不快にさせる可能性が高いです。
- セールス色を前面に出す
- 件名に「リマインドメール」と書かれている
- 誤字脱字がある
- 頻繁に送られてくる
営業リマインドメールはセールスを目的としたものですが、セールス色が前面に出ないように注意することが大切です。あくまでも信頼関係の構築を重視して、さりげなく営業していきましょう。
件名に「リマインドメール」と書かれているメールはそれだけで相手を不快にさせます。メールの本文も含めて「リマインド」というワードは使わないようにしましょう。「リマインド」は日本語でいえば「催促」と同じぐらい強いワードです。
メールの中に誤字脱字があれば、相手をかなり不快にさせます。少しでも誤字脱字があると、相手は自分が舐められていると感じるはずです。メールを送る前に何度も読み返して誤字脱字を避けましょう。
リマインドメールを頻繁に送るのはやめるべきです。それは相手に返信を催促していることになり、とても不快にさせます。営業メールとしては逆効果になるのです。
まとめ
新規メールを実施した後で契約につなげるために営業リマインドメールを送るならば、相手を不快にさせないことを意識しましょう。また、要件を簡潔にまとめてメールの内容を正確に理解してもらうことも大切です。本記事を参考にすることで営業リマインドメールの反応率を上げられるでしょう。
