オンラインアシスタントとは？メリットやおすすめサービスを紹介

人材が不足していて業務の外注を検討するケースが多いです。その際に便利なサービスとしてオンラインアシスタントが注目されています。しかし、具体的にどんなサービスなのかわからないと利用するのに躊躇するでしょう。本記事では、オンラインアシスタントのメリット・デメリットやおすすめのサービスまで紹介します。

オンラインアシスタントとは？

オンラインアシスタントとは、オンライン上でさまざまな業務を依頼できるサービスのことです。人材不足に悩む企業を中心に利用されています。外注を気軽に依頼することができるため便利です。

オンラインアシスタントは、在宅で業務に対応してくれます。そのため、業務の指示などはすべてオンライン上で完結できるのが特徴です。オンラインアシスタントを運営している業者は多くのスタッフを抱えており、依頼できる業務の幅はかなり広いため、頼みたい業務を担当できるオンラインアシスタントをすぐに見つけられます。

クラウドソーシングのように応募者と直接契約するのではなく、オンラインアシスタントの運営元がいて、スタッフの紹介などを仲介してくれる形態が多いです。そのため、きめ細かな対応を期待することができ、便利に利用できます。

オンラインアシスタントの業務内容

実際にオンラインアシスタントを利用して依頼できる業務にはさまざまな種類があります。以下にオンラインアシスタントの業務内容の事例を紹介しましょう。

経理
秘書
人事
WEBサイト運用

たとえば、経理の業務を依頼する場合は、振込や支払いの補助代行から記帳代行、経費精算といった業務を依頼できます。秘書の業務を依頼するケースでは、出張手配や資料作成、調べ物、メール対応などを頼めるでしょう。人事を依頼する場合は、面接のスケジュール調整や求人広告の出稿、勤怠管理といった業務を依頼できます。WEBサイト運用の業務では、WEBページの編集からSNSの運用代行などを依頼可能です。

それぞれの業務について、実務経験があり、専門的なスキルを持ったオンラインアシスタントに依頼することができます。

オンラインアシスタントのデメリット

オンラインアシスタントを利用するデメリットは主に以下の通りです。

あらかじめマニュアルなどの作成が必要
サービス提供会社により質が異なる
料金プランは各社ごとに大きく異なる
通信環境の整備が必要
採用側が慣れていないと不便さを感じるケースがある

デメリットについてそれぞれ具体的にみていきましょう。

あらかじめマニュアルなどの作成が必要

オンラインアシスタントを利用する際には、あらかじめ業務のやり方やレギュレーションなどをマニュアルとしてまとめておく必要があります。依頼したい業務について詳細な内容を伝えられないと期待通りの結果を出してくれません。

事前にどのレベルまで詳細なマニュアルが必要なのか問い合わせておくと良いでしょう。臨機応変な対応を期待することは難しく、基本的にはマニュアル通りの対応しかしてくれないサービスと考えてください。あくまでも人手不足を解消するための臨時の労働力として考えるべきです。

サービス提供会社により質が異なる

現在、オンラインアシスタントのサービスを提供する会社はたくさんあります。そのため、サービス提供会社により、スタッフの採用基準は大きく異なっている点に注意しましょう。同じ業務を依頼したとしても、サービス提供会社によりサービスの質が大きく変わるのです。

たとえば、とても厳しい基準を設けて厳格な審査のもとにスタッフを採用している会社があります。一方では、ほとんど審査をせずにスタッフを雇って、後で研修などでスキルを高めていくといった方針の会社もあるのです。

単純な労働力を提供してもらいたいのか、あるいはスペシャリストに仕事を依頼したいのか、それぞれの目的に合わせてサービス提供会社を選ぶ必要があります。

通信環境の整備が必要

オンラインアシスタントはオンライン上でやり取りすることを前提としたサービスのため、通信環境を整える必要があります。基本的にはビジネスチャットツールを活用してやり取りするケースが多いです。また、データのやり取りのためにオンラインストレージ上に共有フォルダを用意しておくケースが一般的であり、事前に環境を整えなければいけません。

採用側が慣れていないと不便さを感じるケースがある

これまでオンラインアシスタントを利用したことがないと不便さを感じるケースがあります。たとえば、オンライン上でコミュニケーションをして仕事の指示をした経験がないと戸惑うケースがあるのです。初めて利用する場合はオンラインアシスタントを上手く活用することができず、便利さを実感できないケースがあります。

オンラインアシスタントのメリット

オンラインアシスタントを利用するメリットは以下の通りです。

すぐに業務を任せられる
人材採用や人材育成のコストを削減できる
コア業務に注力できる
専門的な業務を依頼できる

それぞれのメリットについて詳しく解説しましょう。

すぐに業務を任せられる

通常は人員不足が発生すると人材を募集して採用するという工程が発生して時間がかかります。一方、オンラインアシスタントの場合は、サービス提供会社に必要な人材と任せたい業務について伝えれば、すぐにスタッフを用意してくれるのが特徴です。オンラインアシスタントはすぐに業務を任せられる点がメリットといえます。

人材採用をする際には、必要なスキルを持っているか、信頼できる人物なのか慎重に見極めなければ失敗するリスクがあるのです。オンラインアシスタントの場合は、信頼できて必要なスキル・知識を有するスタッフをすぐに確保することができるため、自社で新たに人材を雇うよりもリスクのない方法といえます。

人材採用や人材育成のコストを削減できる

必要な人材を採用して育成するためにはコストと時間がかかります。もし、スポット的に仕事を依頼したいだけの場合は、わざわざ人材採用と人材育成にコストをかけるのは無駄です。

オンラインアシスタントの場合は短期的に人材を雇うことができて、必要なときだけ業務を依頼して、業務が終了すれば依頼をストップするという選択ができます。また、オンラインアシスタントの場合は、すでに業務についてのスキルや知識を持っているため、一から育成する必要はありません。

コア業務に注力できる

小規模で人材が不足している会社は、一人の社員がいくつもの業務を担当しているケースが多いです。雑用的な業務に忙殺されて本来のコア業務に時間を使うことができないと事業や売上に悪影響を及ぼします。そこで、雑用的で優先度の低い業務をオンラインアシスタントに任せるとコア業務に注力できるようになるのがメリットです。

オンラインアシスタントを上手く活用することで、コア業務を集中してこなせるようになるため、業務の効率がアップして、売上アップにつながります。

専門的な業務を依頼できる

自社では対応できない専門知識が要求される業務を任せられるのがオンラインアシスタントのメリットです。たとえば、経理や人事労務といった仕事は高度な専門知識が要求されます。自社で専門スキルや知識のある人材を雇って育成するよりも、オンラインアシスタントに丸投げした方が高いクオリティを維持しながら業務を進めてくれるでしょう。

オンラインアシスタントとは？

オンラインアシスタントの業務内容